Tagesordnungspunkt

Frau Weckwerth, Leiterin der Rohe´schen Altenheimstiftung, erläuterte die Notwendigkeit eines Anbaus der Verwaltung der Rohe´schen Altenheim Stiftung in Kleinwallstadt.

Allgemeines

Die Rohe´sche Altenheim Stiftung in Kleinwallstadt plant einen Anbau der Verwaltung in 2012, da das derzeit vorhandene Raumangebot nicht ausreichend ist und damit einer effektiven und modernen Büroorganisation nicht entspricht.

Der Verwaltungsaufwand hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Beispielhaft sind nachfolgend einige Gründe genannt:

• Implementierung und Fortschreibung eines umfangreichen Qualitätsmanagementsystems
• ständige gesetzliche Veränderungen, die verwaltungstechnisch umgesetzt werden müssen (z.B. Pflegestandards, Konzepte) und Zunahme des Beratungsbedarfs bei Bewohnern/-innen, Angehörigen und Betreuern
• Prüfung der Einrichtungen durch viele unterschiedliche Prüfbehörden, für die bestimmte Unterlagen vorgehalten werden müssen
• Durchführung von neuen Projekten (z.B. Marte Meo, ReduFix)
• Zunahme der Heimaufnahmen und Sterbefälle durch meist sehr hohes Alter beim Einzug

Aus diesen Gründen ergeben sich wesentliche Veränderungen  bei der Personalplanung:

·         Spezialisierung der Mitarbeiter auf unterschiedliche Gebiete (Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Empfang, Personal, Statistiken, Assistentin der Heim- und Verwaltungsleitung, EDV-Beauftragter, Qualitätsmanagementbeauftragter etc.)

·         Aufgrund der Spezialisierung bestand die Notwendigkeit in den letzten Jahren, Vollzeitstellen nach Ausscheiden von Mitarbeitern/-innen in Teilzeitstellen zu splitten

·         Flexibilität bei der Einsatzplanung ist somit gewährleistet (z.B. bei Krankheit, Urlaub).

Personelle Situation in der Verwaltung

9 Mitarbeiter mit 4,97 Planstellen (In 2000 waren lediglich 4 MA in der Verwaltung beschäftigt)

Räumliche Situation - Ist Stand

Im Eingangsbereich befinden sich drei Büroräume:

·         Raum eins: Information mit einem Computerarbeitsplatz, Kopierer, Fax, Materialschränke, Geschirr und Kaffeemaschine. Es handelt sich hier um einen Raum, der vom gesamten Haus frequentiert wird und somit ein störungsfreies Arbeiten in keinster Weise gewährleistet ist. Oft finden auch Gespräche mit externen Personen (Betreuern, Angehörigen...) zwischen Tür und Angel in diesem Raum statt. Die Empfangsmitarbeiterin erledigt nicht nur reine Empfangsaufgaben, sondern auch sonstige Verwaltungsaufgaben.

·         Mittleres Büro (Durchgangsbüro zur Heim- und Verwaltungsleiterin):

Zwei Computerarbeitsplätze, die von allen Mitarbeitern je nach Bedarf genutzt werden. Dafür sind eine sehr detaillierte Einsatzplanung und viele Absprachen notwendig, damit es zu keinen zeitlichen Überschneidungen kommt.

·         Das dritte Büro steht der Heim- und Verwaltungsleiterin zur Verfügung. Es ist kein separater Besprechungstisch vorhanden. Somit müssen die Besprechungen immer direkt am Schreibtisch der Heim-und Verwaltungsleiterin stattfinden, was nicht sehr ansprechend und praktikabel ist.

·         Ein „Notbüro“ im Kellergeschoss mit einem Computerarbeitsplatz:

Nachteil: Lange Wege zur Verwaltungsabteilung mit der technischen Ausstattung (Fax, Kopierer) und zu den Akten.

·         Buchhaltung im Obergeschoss in kleinem Raum (Nachteile wie Punkt vorher)

Fazit:

Acht Mitarbeiter/-innen stehen in der Verwaltungsabteilung lediglich vier Schreibtische und vier Computerarbeitsplätze zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung.

Eine Mitarbeiterin der Buchhaltung musste in das Obergeschoss ausgelagert werden.

Ein Ausweichbüro steht im Kellergeschoss zur Verfügung.

Räumliche Situation – nach Erweiterungsneubau:

1 Büro Empfang (bleibt erhalten wie bisher, ein zusätzlicher Ausgang in den neuen Anbau)

1 Büro Heim-und Verwaltungsleitung (wahrscheinlich ursprüngliches Büro)

1 Aktenraum

3 Büroräume mit je 2 Arbeitsplätzen

1 Teeküche

1 kleiner Besprechungsraum

1 Nische zum Kopieren im Flur

Wartebereich mit Sitzplätzen

Vorteil:

·         Zentralisation der Verwaltung durch Integration der Buchhaltung

·         Eigener Schreibtisch für jede Person

·         Zentraler Aktenraum

·         Störungsfreie Information durch Auslagerung des Kopierers und separater Zugang zu den Büros

·         Sozialraum

·         Besprechungsraum

Kostenschätzung

Die Gesamtkosten des Erweiterungsneubaus beziffern sich laut Kostenschätzung der Architekten auf brutto ca. 450.000 Euro.

Die reinen Baukosten des Erweiterungsneubaus liegen bei 244.000 €.

Zu den Baukosten des Verwaltungsneubaus addieren sich jedoch noch weitere Kosten hinzu:

Die Abwasserhebeanlage der Küche zum Fettabscheider muss saniert werden. Hierfür ist ein begehbarer Pumpenschacht mit einer Doppelpumpe notwendig. Die Hebeanlage wurde bei der Anschaffung vor 14 Jahren nur mit einer Drehkolbenpumpe ausgestattet. Dies führte bei Störungen zur kompletten Überflutung des Pumpenschachtes mit Ausfall der gesamten technischen Ausstattung. Zudem war es nur ein Notbehelf. Höhere Kosten konnten während der damaligen Bauzeit nicht mehr finanziert werden. Momentan läuft die Anlage, nach Ausfall der Pumpe, wieder im Notbetrieb.

Kosten Abwasserhebeanlage: 24.000 Euro

Der Fettabscheider wurde – wie sich in langjähriger Nutzung zeigte - zu gering dimensioniert. Deshalb soll im Zuge der geplanten Erweiterungsmaßnahme dieser den jetzigen Erfordernissen angepasst werden.

Um einen sinnvollen Büroanbau, wie geplant, durchführen zu können, müssen in diesem Bereich einige Leitungen sowie der Fettabscheider zwingend versetzt werden.

Da bei der Baumaßnahme Erd- und Gründungsarbeiten in diesem Bereich stattfinden, wäre es sinnvoll, hier Abhilfe zu schaffen. Auch ohne Erweiterungsneubau wäre die Erneuerung der Hebeanlage und die Erweiterung des Fettabscheiders im kommenden Jahr zwingend erforderlich gewesen.

Kosten Änderung haustechnische Installationen: 50.000 Euro

Im Zuge des Erweiterungsneubaus sind Arbeiten im Bereich der Außenanlagen erforderlich.

Kosten Außenanlage: 15.000 €

Für das Inventar der Büroräume sowie für Unvorhergesehenes wird ein Betrag von 67.000 Euro eingeplant, von dem die Heimleitung allerdings hofft, diesen nicht vollständig ausschöpfen zu müssen.

Kosten Möbelierung/Unvorhergesehenes: 67.000 €

Nebenkosten (Honorare etc.): 50.000 €

Das Architekturbüro Trenner stellte sich kurz vor und erläuterte das Vorhaben anhand der beiliegenden Pläne.

Kreisrat Reinhard hinterfragte das geplante Flachdach mit den damit verbundenen möglichen Problemen.

Architekt Trenner erklärte, im Falle eines Pultdaches habe man das Problem der Anschlüsse an die vorhandenen Pultdächer und das Problem der Entwässerung. Mit dem Flachdach habe man keine Anschlussprobleme und diese Art von Dach sei heute technisch zu gut und entsprechende Gewährleistungen dafür gegeben werden können. Aus seiner Erfahrungen funktioniere dies.

Der Kreisausschuss fasste einstimmig den

Beschluss:

Der Kreisausschuss nimmt die nachfolgenden Ausführungen zur Kenntnis und beschließt die Durchführung des Bauprojekts „Erweiterungsneubau Verwaltung“.