Tagesordnungspunkt

Landrat Schwing wies darauf hin, dass das Konzept zur Prozessoptimierung der Bauabteilung des Landratsamtes Miltenberg bereits im Kreisausschuss vorgestellt und zugesichert worden sei, dass vor der endgültigen Umsetzung des Konzeptes geprüft werde, wie viele Kunden das Bauamt in Miltenberg und das der Dienststelle Obernburg besuchen. Eine Entscheidung über eine Zusammenlegung der beiden Bauabteilungen sollte erst erfolgen, wenn objektive Anhaltspunkte vorliegen.

Regierungsrat Hoffmann gab sodann folgenden Bericht:

a)  Die Idee

-    Verbesserung und Dokumentation der Verfahrensabläufe und Ablaufprozesse im Bauamt mit Auswirkungen auf Personaleinsatzplanung, Informationsstruktur und (ggf) Abteilungsorganisation,

-    Qualifizierung von Mitarbeitern zu "Prozessberatern" für künftige selbständige Prozessoptimierung auch in anderen Bereichen des Hauses.

    1.  Ziel der Prozessoptimierung

         Optimierung zugunsten des Kunden - Ökonomisierung des Baugenehmigungsverfahrens.

         Dabei wurden folgende Produkte betrachtet und Prozesse gestaltet:

          - Baugenehmigung im normalen Verfahren,

          - Baugenehmigung im vereinfachten Verfahren,

          - Bauprüfung nach Baubeginnanzeige,

          - Bauberatung,

          - Vorsprache eines Kunden,

          - Anfragen zur Bauleitplanung,

          - Bauleitplanung,

          - wiederkehrende Prüfungen.

     2.  Wesentliche Änderungen

     -    Zweiteilung der Genehmigungsverfahren in 1. technische und 2. rechtliche Phase,

     -    erster Ansprechpartner für einen Bauherrn und seinen Planer ist ein Techniker (Partner auf "gleicher Augenhöhe"),

     -    die "Registraturen" wurden für den Publikumsverkehr geöffnet und in einen "Bürgerservice" umgewandelt,

     -    die Mitarbeiterinnen im "Bürgerservice Bauamt" nehmen zunehmend Empfangs- und Erstkontaktaufgaben wahr,

     -    Zusammenlegung der vormals getrennten Sachgebiete 51 und 61 zu einem Sachgebiet "Baurecht" in einer neuen Abteilung "Bauwesen" (kein direktes Resultat der Prozessoptimierung, sondern Organisationsentscheidung des Klausurforums/Strategieforums),

     -    neue Checklisten und Arbeitsblätter,

     -    die Prozessberater werden auch in anderen Bereichen des Hauses Prozesse optimieren.

     3.  Vorteile für die Bürger

     -    Erster Ansprechpartner für den Planer ist ein Techniker, beide sprechen die "gleiche Sprache",

     -    straffere Verfahren,

     -    Verfahrensbeschleunigung?

     -    Laufzeiten und weitere Standards für den Bürger müssen nach Ablauf der Pilotphase definiert werden.

b) Zusammenfassung der Umsetzung

     -    Start der Pilotphase: 02.01.2006

     -    Berichtszeiträume: 01.01. bis 14.01./15.01. bis 27.01./30.01 bis 25.02/27.02 bis 24.03./27.03. bis 31.04./03.04 bis 28.04./01.05. bis 31.05./01.06. bis 30.06.2006

     -    Verlauf: Berichtszeitraum 1 und 2 wenig Rückkopplung, 3 und 4 sehr fruchtbares und intensives Feedback, 5 bis 8 nur noch vereinzelte, aber immer wiederkehrende Punkte.

     -    Reaktionen auf die Statusberichte: Zunächst wurden die Anregungen nur gesammelt, keine konkrete Reaktion. Es galt zu analysieren und zu ordnen (Einzelfallproblem?, Problem des Prozesses?, mögliche Lösung durch Änderung des Prozesses oder genügt „Feinjustierung“ oder nicht sogar „Selbstlösung“?

     -    Zur „Halbzeit“ Überarbeitung der Checklisten und Formblätter, ab April 2006 konkrete Reaktionen auf die übrig gebliebenen Probleme.

     -    Reviewtermin: 12.07.2006,

          Teilnehmer: Herren Fieger Hoffmann, Hager, Zerr, König, Hofmann, Walter, Michler,

Moderation: Herr Alexander Wolz (terra incognita consulting & Training GmbH)

Erfahrungswerte (aus Statusberichten bzw. Reviewtermin)

Verbesserungspotential ( bereits bewältigt bzw. aktueller Handlungsbedarf):

Bereits bewältigt:

-    Formblätter und Checklisten zu umfangreich und unübersichtlich:

     -    Überarbeitung zur Halbzeit,

-    Kundenlenkung noch nicht optimal:

     -    Fragen nach Termin, Kunden ansprechen, Schild „Anmeldung Zimmer ……“

-    Zusammenarbeit Technik/Verwaltung:

     -    (zu wenige Absprachen bei Auflagen, ungenügende Abstimmung bei Ortsterminen, unzureichende Beteiligung von Fachstellen und Beurteilung der rechtlichen Brisanz),

     -    vorgeschriebener Absprachetermin innerhalb einer Woche nach Eingang des Bauantrages,

     -    günstige Rahmenbedingungen (Zusammenlegung der Abteilungen),

     -    Team bildende Maßnahmen ( Unternehmungen, Dienstbesprechungen),

-    Technisches Equipment auf Prozess anpassen (Telefone in Registratur/EDV Programm)

bereits am 19.09.2006 erledigt.

-    Geschäftsverteilungsplan und Stellenbeschreibungen aktualisieren zum 30.09.2006.

Derzeit zu optimieren:

-    Kundenlenkung: Ohne Anmeldung/Termin an Bürgerservice vorbei, Schilder, Textbaustein, Flyer, Blickpunkt Mil (wohl nie völlig optimal, Angebot an den Bürger muss halt klar sein).

-    Außendarstellung: Blickpunkt MIL, Tageszeitung (Darstellung der Veränderungen/Maßnahmen, Vorteile für den Bürger, Aufzeigen von Standards).

-    Festlegen von Standards: „Die Baugenehmigung benötigt ab Eingang x Tage“.

Positives:

-    Techniker Vorschalten ist optimale Reaktion auf die bestehende Gegebenheit: Mehr als die Hälfte der Vorsprachen finden mit dem Architekten statt. Dies steigt umso mehr, je schwieriger das Vorhaben ist (Standort!).

-    Abteilung bewältigt trotz schwieriger Rahmenbedingungen hohes Arbeitsaufkommen: Im erstes Halbjahr 2006 sind deutlich mehr Bauanträge eingegangen. Bis zum Herbst zwar relativiert, ca. Gleichstand aber mehr Sonderbauten geschultert). Daneben dieses Jahr außergewöhnlich viele Vorsprachen. Im Zeitraum 20.03. bis 28.07.2006 in der Dienstelle Obernburg a.Main 821, beim Landratsamt Miltenberg 695 (sicher auch durch aktives Zugehen im Rahmen des neuen Prozesses).

-    Gebühren: Vereinfachtes Verfahren bis 30.06.2006 mehr als die Hälfte der kalkulierten Einnahmen. Im normalen Verfahren wurden die kalkulierten Gebühreneinnahmen fast erreicht (90 %).

-    Prozessoptimierung an sich bewirkt, dass sich jeder Mitarbeiter über seine Funktion und Rolle bewusst wird.

Aus Sicht der Mitarbeiter:

-    Zusammenlegung, personelle und organisatorische Veränderung zum 01.04 2006,

-    jede/r arbeitet mit, schnellere Bearbeitung,

-    Kürzerer Weg zum Bauherrn, Prozess passt zum Ergebnis der Strichlisten,

-    Zusammenarbeit von Abteilung 5 und UB 5.

c)  Ausblick:

     Zukunft des Prozesses in der Abteilung 5:

     -    Pilotphase beendet, Prozessoptimierung ist Daueraufgabe,

     -    Prozess kann so wie er nun nach der „Feinjustierung“ steht laufen.

     -    Durch die Abteilung wird er auch weiterhin einer Beobachtung unterzogen sein

          (in Dienstbesprechungen alle sechs Wochen gibt es stets den Punkt Prozessoptimierung).

     -    Am Jahresende 2006 nochmals ein Abschlussbericht durch Abteilungsleiter 5 an alle Prozessbeobachter.

     -    Abänderungen des Prozesses nur mit Prozessbeobachtern und Prozesseigner.

     Nächster Schritt:

     Festlegen von Standards und damit dann an die Öffentlichkeit gehen (Was ist passiert, welche Vorteile hat das?).

Zukünftige Prozessorganisation im Hause:

Erfahrungen, die man in diesem Pilotprojekt gemacht hat, auch für andere Bereiche (Organisationseinheiten) fruchtbar machen.

Landrat Schwing bemerkte, dass sich die kritisierte Zusammenlegung der Abteilungen 5 und 6 zu einem Unternehmensbereich 5 zwischenzeitlich sehr gut bewährt habe. Die Zählung der Vorsprachen bei den Bauämtern in Miltenberg und Obernburg hätten eindeutig ergeben, dass beim Bauamt der Dienststelle Obernburg wesentlich mehr Kunden vorgesprochen als beim Bauamt in Miltenberg. Von einer Zusammenlegung der beiden Bauabteilungen werde daher abgesehen.

Kreisrat Stappel dankte für die positiven Ausführungen, die erkennen lassen, dass Bauangelegenheiten schneller bearbeitet werden als bisher. Dies sei im Interesse des Handwerks, denn dadurch verbessere sich die Auftragslage und die Situation in der Region.

Kreisrat Oberle äußerte sich erfreut darüber, dass das Bauamt bei der Dienstelle Obernburg bestehen bleibe.

Kreisrat Dotzel wünschte sich eine frühere Benachrichtigung von Bauherren über den Eingang ihres Bauantrages. In den meisten Fällen dauere dies 14 Tage bis drei Wochen.

Regierungsrat Hoffmann bat zu berücksichtigen, dass komplizierte Bauvorhaben längere Bearbeitungszeiten beanspruchen, weil die Vorprüfungen mehr Zeit in Anspruch nehmen.