Tagesordnungspunkt

Herr Scherf begrüßt zu dem TOP Frau Dr. Reysen und Herr Dr. Egg vom Staatlichen Gesundheitsamt sowie Frau Plappert als Abteilungsleiterin. Herr Dr. Egg hat am 1.12.2022 als neuer Leiter des Staatlichen Gesundheitsamtes begonnen. Herr Scherf skizziert kurze Eckdaten zur Vita und Werdegang von Dr. Egg.

Herr Scherf dankt Frau Dr. Reysen und ihrem Team für ihr Engagement in den letzten Jahren, insbesondere während der Corona-Pandemie und dem Ruhestandsantritt von Dr. Dittmeier.

Frau Plappert stellt den Sachverhalt vor:

Der Bund stellt mit dem „Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst“ 4 Milliarden Euro zur Verfügung, um die Staatlichen Gesundheitsämter zu stärken. In der aktuellen Phase wird mit insgesamt 800 Millionen Euro die Digitalisierung an den Staatlichen Gesundheitsämtern gefördert. Der digitale Reifegrad der Gesundheitsämter soll vor allem in Hinblick auf den Infektionsschutz weiterentwickelt werden, um künftig gesundheitliche Problemlagen wie bspw. einer Pandemie effektiv entgegentreten zu können. Mit einer Digitalisierungsstrategie als Basis für die Digitalisierungsvorhaben im Gesundheitsamt soll ein Wandel zu einem prozessorientierten und optimierten Arbeiten herbeigeführt werden, das Medienbrüche vermeidet, Schnittstellen berücksichtigt und zugleich die Aspekte der IT-Sicherheit und Bedarfe in der Ausstattung betrachtet.

Das Staatliche Gesundheitsamt Miltenberg hat eine Förderung beantragt und nun die Förderzusage erhalten. Der Förderzeitraum beträgt 2 Jahre (ab Oktober 2022). Innerhalb der Laufzeit soll der Digitalisierungsgrad anhand eines Reifegradmodells gemessen werden. Ziel der Förderung ist es, den digitalen Reifegrad ausgehend vom initial ermittelten Basiswert zu verbessern. Bei der Förderung handelt es sich um eine Fehlbedarfsförderung.

Ein strukturierter Maßnahmenplan oder eine Digitalisierungsstrategie liegt im Staatlichen Gesundheitsamt Miltenberg aktuell nicht vor. Die Beanspruchung der Ressourcen im Gesundheitsamt lässt dies nicht zu, ebenso wenig hat der Digitalisierungsmanager des Landratsamtes im notwendigen Maße freie Ressourcen, um die Digitalisierung des Staatlichen Gesundheitsamtes zu planen und umzusetzen.

Zur Erarbeitung und anschließenden Umsetzung der Digitalisierungsstrategie ist entsprechend der Konzeption des Bundesprogramms „Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst“ die Einstellung eines Digitalisierungs- bzw. Prozessmanagers im Gesundheitsamt geplant. Zu seinem Aufgabenspektrum gehören zunächst die Analyse der Prozesse im Staatlichen Gesundheitsamt Miltenberg als Basis der Digitalisierungsmaßnahmen sowie darauf aufbauend die Festlegung, Einführung und Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen mit regelmäßiger Evaluation, die Koordination der Maßnahmen mit allen Beteiligten incl. Abgleich der Bundes- und Landesvorgaben, sowie die Organisation bzw. Durchführung von Schulungen und Workshops. Es werden Handlungsempfehlungen und eine Roadmap ausgearbeitet, in Strategiemeetings präsentiert und anschließend die Strategie ausformuliert, verschriftlicht und an alle Beteiligten kommuniziert, einschließlich der politischen Gremien. Besonderer Fokus liegt dabei auf der Reduzierung von Medienbrüchen und Interoperabilität in der Gesundheitsbehörde, priorisiert betreffend den Infektionsschutz, aber auch in übergreifenden Prozessen. Diese Maßnahme ist im Leitfaden des StMGP zum Förderprogramm vorgesehen und als zentrale Stelle zusätzlich zum allgemeinen Digitalisierungsmanagement der Landkreise konzipiert.

Im Gesundheitsamt Miltenberg werden Akten derzeit noch papiergebunden geführt. Eine Anbindung an das im Landratsamt vorhandene Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist noch nicht erfolgt. Um dies einzuführen, soll eine Verwaltungskraft eingestellt werden, die die vollständige und durchgängige Führung von elektronischen Akten im DMS etabliert, die Mitarbeitenden in der Umsetzung der vollständigen und durchgängigen Führung von elektronischen Akten anleitet und das Einscannen relevanter Altakten übernimmt.

Beide Stellen sind für den Prozess der Digitalisierung des Staatlichen Gesundheitsamtes bis zum 30.09.2024 befristet.

Beratung:

Herr Scherf hält den Ansatz, dass jede Kreisverwaltungsbehörde für die Digitalisierung der ihr zugewiesenen staatlichen Aufgaben – hier das staatliche Gesundheitsamt - selbst zuständig ist, anstatt einen zentralen Ansatz zu verfolgen, für falsch. Er weist auf die Schnittstellenproblematik hin und nennt beispielhaft das RKI und die Labore.

Er hebt hervor, dass die beiden Stellen Digitalisierungsmanager und Verwaltungskraft bis zum 30.09.2024 befristet sind. Es geht jeweils um die Unterstützung bei der Einführung des digitalisierten Prozesses.

Frau Reysen ergänzt, dass es ggf. eine Folgeförderung gibt, Näheres dazu ist aber noch nicht bekannt. Es handelt sich um eine 100-ige Fehlbedarfsförderung. Das staatliche Gesundheitsamt hat hierfür keine eigenen Ressourcen. Das Gesundheitsamt Miltenberg ist schon 2018 auf das Bundesprogramm umgestiegen, ist aber wegen der Schnittstellenproblematik noch papiergeführt. Man möchte eine Software wählen, die kompatibel ist zu allen Schnittstellen, und einen digitalen Anschluss an das Landratsamt und an dessen Archivierungsvorgänge erreichen. Bayern ist parallel zu den einzelnen Gesundheitsämtern am Überlegen, welche Programme etabliert werden.

Frau Reysen berichtet auf Nachfrage zur personellen Aufstellung, dass eine Projektgruppe gegründet wurde. Aus jedem Fachbereich des Stammpersonals ist ein*e Ansprechpartner*in dabei. Sie sind bereits jetzt eng vernetzt mit der IT-Sicherheit, diese ist auch zwingend einzubinden, und mit der EDV, wo bereits ein Schulungsbedarf erfragt wird. Die Mitarbeiter*innen sind motiviert, dies umzusetzen, da sie es als Arbeitserleichterung empfinden. Frau Reysen berichtet von aktuellen Außeneinsätzen, die noch in Papierform aufgenommen werden, wie beispielsweise die Schuleingangsuntersuchung in den Kindergärten oder Vor-Ort-Termine der Hygienekontrolleure. Ziel ist, durch eine neue Fachanwendung den Außeneinsatz so zu vereinfachen, dass alles vor Ort medienbruchfrei eingegeben werden kann, um den „Papierkram“ möglichst zu vermeiden.