Tagesordnungspunkt

Der Kreisausschuss fasst den einstimmigen

B e s c h l u s s:

Herr Landrat Scherf wird bevollmächtigt, den Auftrag für die Telefonanlage des Landratsamtes Miltenberg und seiner Außenstellen mit Wartung an den durch öffentliche Ausschreibung ermittelten wirtschaftlichsten Bieter zu vergeben.

Frau Flegler, B 2.1 – Organisation und Service, informiert, dass für das Landratsamt Miltenberg und seine Außenstellen der Telefonanlagen- und Wartungsvertrag zum 31.12.2020 ausläuft.

Die öffentliche Ausschreibung wurde bereits durchgeführt. Zum Abgabetermin am 30.06.2020 sind sechs Angebote eingegangen.

Haushaltsmittel über die geschätzten Kosten der Telefonanlage in Höhe von bis zu 200.000 Euro sind im Haushalt 2020 eingestellt, Aufschläge für die Wartungskosten kämen noch hinzu.

Würde die Auftragsvergabe erst nach der nächsten Kreisausschusssitzung im Oktober erfolgen, könnte der Einbau der Telefonanlage zeitlich nicht mehr rechtzeitig erfolgen.

Wir bitten deshalb den Kreisausschuss, Herrn Landrat Scherf für die Auftragsvergabe der Telefonanlage des Landratsamtes Miltenberg und seiner Außenstellen mit Wartung zu ermächtigen

Über die erfolgte Vergabe und den Stand des Einbaus wird die Verwaltung in der kommenden Sitzung berichten.

Herr Opel, Fa. Poscimur, erläutert anhand beiliegender Präsentation die Ausschreibung der Telekommunikations-Infrastruktur.

Kreisrat Oettinger fragt Herrn Opel, ob sich die Frage nach Leasing gestellt habe.

Seine Erfahrung sei, dass eine Leasing-Variante von den Dienstleistern wesentlich ungünstiger sei, als wenn öffentliche Einrichtungen eine Telefonanlage über eigene Mittel finanzieren würden, so Herr Opel. Aber man könnte es jederzeit abfragen.

Kreisrat Reinhard möchte wissen, was sich für die Bürger*Innen ändern bzw. verbessern würde.

Weiterhin möchte er wissen, ob für die Mitarbeiter*Innen Wahlmöglichkeiten da seien, weil es kompliziert werden würde, wenn diese die neue Telefonanlage nicht annehmen würden.

Herr Opel antwortet, dass es gewollt sei, unter den Applikationen eine Art „Call-Center“ zu implementieren, das es erlaubt, verschiedene Routings zu implementieren, um das Anrufverhalten von den Bürgern an die jeweiligen Stellen des Landratsamtes besser gestalten zu können. Man wolle damit keine Auswertung machen, aber sehen, wie viele Anrufe an einem Tag zu einer bestimmten Uhrzeit reinkommen, um am Ende auch die Mitarbeiter entsprechend einzuplanen.

Die Einbindung der Mitarbeiter sei sehr wichtig, deswegen habe er zwei Arbeitsplatzmöglichkeiten vorgestellt. Vor dem Rollout sei es geplant, ein Demosystem aufzubauen, wobei die Systeme dem Mitarbeiter vorgeführt werden könnten, damit sich danach jeder entscheiden könne. Applikationen seien abhängig vom Bereich, in dem der Mitarbeiter tätig sei. Dies sei nach dem ausgeschriebenen Konzept relativ leicht möglich.

Herr Rosel ergänzt als praktisches Beispiel aus der Corona-Krise, dass es im Katastrophenschutz massive Probleme gegeben habe, weil intern zum Teil die Telefonate nicht weitergeleitet werden konnten und man deswegen die Mitarbeiter an bestimmten Plätzen habe sitzen lassen müssen. Es war auch nicht möglich, einen Vorschalttext an die Bürger*Innen zu machen. Die Anlage sei veraltet und passe nicht mehr zu den heutigen Anforderungen.

Ein weiterer wichtiger Punkt seien Videokonferenzen, für die die Anlage auch ganz praktisch enorme Möglichkeiten biete.

Kreisrat Dr. Bohnhoff möchte wissen, ob Auswertungen bezüglich des Services möglich seien bzw. wo man Qualitätssicherung machen könne, um auf die einzelne Person zurückzuschließen.

Das würde mit der Anlage gehen, sei aber aktuell nicht geplant, so Herr Opel. Stand jetzt gehe es darum, ein Gefühl zu bekommen, wie viele Gespräche z.B. am Bürgerservice reinkommen. Mehr sei nicht ausgeschrieben.