Tagesordnungspunkt

Herr Feil erläutert den Sachverhalt:

In Angleichung (Kommunalrechtsnovelle 2023) an Art. 54 Abs. 2 GO regeln die neuen Art 48 Abs. 2 LKrO und Art. 45 Abs. 2 BezO jeweils, dass die Niederschrift des Kreis- bzw. Bezirkstages von der oder dem Vorsitzenden und von der Schriftführerin oder dem Schriftführer zu unterschreiben und vom Kreis- bzw. Bezirkstag zu genehmigen ist. Diese Rechtsänderung wird zum 01.01.2024 wirksam. Demgemäß sind § 19 und § 26 der Geschäftsordnung zu ergänzen. Ein Muster des Bay. Landkreistages liegt bisher nicht vor. Aus diesem Grund orientiert sich die vorgeschlagene Regelung an dem Muster für die bayerischen Gemeinden und versucht, den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten.

Wie bisher üblich wird die Niederschrift von Herrn Landrat Scherf und der Kreistagsgeschäftsstelle erstellt und unterschrieben. Die Niederschrift über den öffentlichen Teil wird dann in das Ratsinformationssystem mit der Kennzeichnung „Entwurf“ in den Bereich der betreffenden Sitzung eingestellt und eine E-Mail mit Link auf das Dokument an alle Kreisräte versendet. Ebenso wird mitgeteilt, wenn die Niederschrift über den nichtöffentlichen Teil als Entwurf zur Einsichtnahme bei der Kreistagsgeschäftsstelle bereitliegt. Die Mitglieder des Kreistages können diese dort nach vorheriger Terminvereinbarung einsehen.

Die Genehmigung erfolgt nach Bereitstellung der Niederschriften in der nächsten Sitzung des betreffenden Gremiums. Nach der Feststellung der Beschlussfähigkeit erfolgt die Genehmigung. Diese gilt gemäß Art. 48 Abs. 2 LKrO n.F. sowohl für die öffentliche als auch nichtöffentliche Niederschrift als erteilt, wenn bis zum Aufruf des Tagesordnungspunktes keine Einwendungen erhoben wurden. Werden Einwendungen gegen die öffentliche Niederschrift erhoben, werden diese unmittelbar behandelt. Einwendungen gegen die nichtöffentliche Niederschrift sind in der Sitzung nur anzumelden und aus Gründen der Geheimhaltung nicht öffentlich zu begründen. Die Behandlung der Einwendungen und die Genehmigung der nichtöffentlichen Niederschrift erfolgt in diesem Falle im Anschluss an die öffentliche Sitzung als eigener Tagesordnungspunkt in nichtöffentlicher Sitzung.

Zur Umsetzung dieser Vorgehensweise wird vorgeschlagen, § 19 Abs. 1 Nr. 3 der Geschäftsordnung wie folgt neu zu fassen:

„3 a) Feststellung der Beschlussfähigkeit des Kreistages (§ 21 der Geschäftsordnung)

b)        Es folgt die Feststellung, dass keine Einwendungen gegen die öffentliche bzw. nichtöffentliche Niederschrift erfolgt sind und diese somit als vom Kreistag genehmigt gelten.

-       Werden Einwendungen erhoben, sind diese in Bezug auf die öffentliche Niederschrift unmittelbar zu behandeln.

-       Einwendungen gegen die nichtöffentliche Niederschrift sind nur anzumelden und nicht öffentlich zu begründen (Geheimhaltungsgrundsatz). Diese werden im Anschluss an die öffentliche Sitzung nichtöffentlich behandelt.“

§ 26 Abs. 4 der Geschäftsordnung wird insgesamt wie folgt neu gefasst:

„ (4) Die Niederschrift ist von der oder dem Vorsitzenden und von der Schriftführerin oder dem

        Schriftführer zu unterschreiben und vom Kreistag zu genehmigen.“

Die Änderungen der Geschäftsordnung werden zum 01.01.2024 wirksam.

Neben der vorgestellten Angleichung enthält die Kommunalrechtsnovelle 2023 weitere Änderungen, die deklaratorische oder fakultative Änderungen der Geschäftsordnung auslösen können. Hierzu zählen u.a. die Vorschriften zur Einberufung der Gremien, Hybridsitzungen oder Livestream. Die weiteren Anpassungen erfolgen im Bedarfsfall unter Rückgriff auf die Mustergeschäftsordnung des Bay. Landkreistages.

Beratung:

Es wird der Wunsch geäußert, den Entwurf für die nichtöffentliche Niederschrift vorab ins KIS einzustellen, um den Prozess der Einsichtnahme zu vereinfachen.

Herr Feil bezeichnet dieses Vorgehen als rechtlich zulässig, rät aber eindringlich davon ab, um den Geheimhaltungsgrundsatz sicherzustellen. Er erinnert daran, dass es in den letzten Jahren keine Probleme mit der Protokollführung gab und dieses Vorgehen auch dem Schutz des Einzelnen dient. So ist zum Beispiel bei der letzten Sitzung ein USB-Stick, der unverschlüsselt Daten enthielt, im Sitzungssaal vergessen wurden. Die finale Entscheidung liegt beim Sitzungsleiter, dem Landrat.

Die CSU-Fraktion schließt sich dem Wunsch an, erweitert um den Zugang zu den Vorlagen des nichtöffentlichen Teils im Vorfeld der Sitzung.

Herr Scherf weist auf seine Pflicht hin, die Geheimhaltung all dieser Informationen, sowohl im Vorfeld der Sitzungen als auch im Nachgang zu Sitzungen, zu gewährleisten. Sowohl seine praktische Erfahrung in der Ratsarbeit als auch die Empfehlung von Herrn Feil lässt ihn zu dem Entschluss kommen, das bisherige Verfahren bezüglich des Umgangs mit nichtöffentlichen Unterlagen beizubehalten. Die Einsichtnahme bei der Geschäftsstelle Kreistag ist auf Wunsch und nach Terminabstimmung weiterhin gegeben.