Tagesordnungspunkt

Herr Wolfgang Leiblein gab folgende Informationen zum Thema Elternbriefe:

Ausgangssituation:

In der letzten Jugendhilfeausschusssitzung haben wir darüber informiert, dass wir die zentrale Versendung der Elternbriefe durch das Zentrum Bayern, Familie und Soziales ausgesetzt haben nachdem sich die Kosten durch eine Fehlkalkulation des ZBFS deutlich erhöht haben. Wir haben signalisiert, dass wir ggf. zu einem späteren Zeitpunkt in das zentrale Versandverfahren einsteigen werden.

Aktuelle Entwicklung:

Die Erstellung und Verteilung der Elternbriefe verzögert sich von Seiten des bayerischen Landesjugendamtes weiter. Geplant war die Fertigstellung zum 01.10.2012. Aufgrund der hohen Druckzahlen und die aufwendige Logistikleistung müssen nationale Ausschreibungen erfolgen. Hierzu liegen dem bayerischen Landesjugendamt keine Erfahrungen vor so dass vorab zusätzlich externe Vergabeexperten hinzugezogen werden mussten.

Als Folge dieser Entwicklung konnte der geplante Termin von 01.10.2012 nicht eingehalten werden und die Mitarbeiter in München können keine zeitliche Prognose stellen. Die Onlineversion ist jedoch inzwischen vollständig im Internet abrufbar, kann dort von allen interessierten Eltern gelesen und auch als Newsletter bestellt werden. Die Elternbriefe 1-3 haben die Jugendämter vor Ort als pdf Dokument für den eigenen Druck erhalten.

Wir haben nun die ersten drei Briefe für den Bedarf eines Zeitraumes von ca. 4 Monaten drucken lassen, um diese wie angekündigt den Infobriefen, die die Eltern nach der Geburt ihres Kindes bekommen, beilegen zu können. Sobald dann die bestellten und gedruckten Briefe vom Landesjugendamt vorliegen bekommen die Eltern mit dem Infobrief zusätzlich die Möglichkeit darüber hinaus die weiteren Elternbriefe beim Jugendamt in schriftlicher Form zu bestellen. Aktuell fehlen allerdings noch die Anleitungen der AKDB bzw. des Landesjugendamtes wie die Daten gemäß § 13 a MeldeV von den Jugendämtern aufgearbeitet werden können. Dies ist jedoch eine Grundvoraussetzung für den Versand der Infobriefe. Das Landesjugendamt hat hier zugesichert in den nächsten Tagen eine Anleitung zusammenzustellen und zu versenden:

Nach Vorliegen der Printversion der Elternbriefe sowie den dann gesammelten Erfahrungen von unserem Jugendamt als auch dem Landesjugendamt wird die weitere Vorgehensweise zum Versand neu erörtert.

Der Ausschuss nahm die Information zur Kenntnis.