Tagesordnungspunkt

Herr Rätz referiert anhand einer Sitzungsvorlage und einer Präsentation.

Was ist PeB?

Bereits seit 2008 beschäftigt sich das ZBFS – Bayerisches Landesjugendamt in Kooperation mit den kommunalen Spitzenverbänden mit der Frage, in welcher Form sich übergreifende Qualitätsstandards für die Kinder- und Jugendhilfe in Bayern beschreiben lassen, sodass diese an die jeweiligen Bedingungen in den Jugendämtern vor Ort angepasst und somit als Grundlage für die Personalbemessung und Qualitätssicherung der örtlichen Träger der Jugendhilfe genutzt werden können. Als Ergebnis dieser Überlegungen wurde das Projekt "Personalbemessung der örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe in Bayern – PeB“ initiiert. An dem Projekt haben sich bis März 2020 über zwei Drittel der Landkreise bzw. kreisfreien Städte in Bayern beteiligt. Getragen wird es vom ZBFS – Bayerisches Landesjugendamt, dem Bayerischen Landkreistag sowie dem Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung (IN/S/O).

Gesetzliche Verpflichtung eines Verfahrens zur Personalbemessung:

Die gesetzliche Grundlage ergibt sich aus der neuen Gesetzesreform im SGB VIII in § 79 Abs. 3. Hierin schreibt das Gesetz ein Verfahren zur Personalbemessung verbindlich vor. Gleichermaßen ist der Träger der öffentlichen Jugendhilfe zur Qualitätsentwicklung verpflichtet. Gemäß § 79a SGB VIII orientiert er sich hierbei an den fachlichen Empfehlungen des nach § 85 Abs. 2 SGB VIIII überörtlichen Trägers (Bayrisches Landesjugendamt). Dieser empfiehlt gemeinsam mit dem Landesjugendhilfeausschuss und den kommunalen Spitzenverbänden in Bayern PeB als Personalbemessungs- und Qualitätssicherungsinstrument.

Mit PeB werden zwei Ziele nach IN/S/O verfolgt:

• Schaffung einer Grundlage über notwendige qualitative Standards und Ressourcen (Qualitätssicherung)
• Schaffung einer Grundlage für die Steuerung der Personalressourcen (Quantitätssteuerung)

Es ist ein sehr transparentes System, das der gesamten Verwaltung zur Verfügung gestellt wird.

Es dient:

Ø  dem Zusammenwirken von UB 2 (Personalstelle) und Jugendamt

Ø  beiden (Jugendamts-)Sachgebieten mit

Ø  allen 18 Fachdiensten des Jugendamtes

Ø  mit jeweils x Kernprozessen, Teilprozessen und Aktivitäten

Ø  und zur Schnittstellenoptimierung

Die vom Jugendamt genutzte Software OK.JUS und PeB haben den gleichen Aufbau.

Anhand von beispielhaften Prozess-Schemata, Prozessbeschreibungen und jährlichen Auswertungen, welche dankenswerterweise vom Landratsamt Aschaffenburg zur Verfügung gestellt wurden, erläutert Herr Rätz PeB.

Für jeden der x Kernprozesse gebe es dann ein Ablaufschema (anbei Bsp. „Eingliederungshilfe“) mit Darstellung der erforderlichen Teilprozesse und den Zielsetzungen innerhalb eines vorgesehenen zeitlichen Rahmens.

Jeder Teilprozess wird nochmals in einzelnen Prozessbeschreibungen hinsichtlich Ziel/Ergebnis, Aktivitäten, Prozessbeteiligten, Schnittstellen, Instrumenten/Dokumenten sowie Zeitbedarf und Fristen dargestellt:

Anhand dieses Programmes sind jährliche Auswertungen möglich, von denen einige Ausschnitte beispielhaft dargestellt werden:

Über PeB sähe die Personalstelle den Stundenbedarf im Berichtsjahr, wieviel Vollzeitäquivalenten hierfür benötigt werden, ob zu viele oder zu wenige Stellen vorhanden wären.

Das Jugendamt sähe die Belastung/Auslastung der einzelnen Fachdienste und könnte schneller durch Umverteilung innerhalb der Fachdienste gegensteuern. PeB sei ein Korrelativ von außen, wodurch Abläufe, Schnittstellen und so weiter professionalisiert werden.

Umsetzung:

Die Einführung des PeB-Prozesses ermöglicht nicht nur dauerhaft eine transparente, an den Bedarfen angepasste Personalplanung, sondern unterstützt prozessbegleitend auch die Ablauforganisation und insbesondere die Schnittstellen und das Ineinandergreifen der Arbeitsabläufe der zusammenarbeitenden Fachdienste im Jugendamt. Auf diese Weise kann auch die neue Organisationsstruktur in Form zweier Sachgebiete begleitet werden. Die im Jugendamt verwendete Software der AKDB orientiert sich an PeB. Deshalb sollte für eine zeitnahe Umsetzung und dafür notwendige Beauftragung eines geeigneten Instituts im Kreishaushalt 2023 ein Betrag von 100 T€ eingestellt werden.

Im Rahmen der anschließenden Fragerunde werden folgende Themen angesprochen:

·         Ist PeB eine Voraussetzung für eine Zertifizierung für Jugendarbeit bzw. gibt es eine solche, damit die Qualität der Jugendarbeit nochmals herausgestellt werden kann? Dies wird von Herrn Rätz verneint. In der Jugendhilfearbeit gebe es keine Zertifizierung Es zähle das Ergebnis, die Entwicklung des jungen Menschen mit den richtigen Mitteln zu prognostizieren und in die richtige Richtung zu bringen.

·         Bürokratisierung durch mehr Dokumentation: geht dies zu Lasten der Arbeit mit den Menschen?

Sorge um mehr Bürokratisierung wird von Herrn Rätz geteilt. Die Dokumentationspflicht bestehe aber unabhängig davon, ob das Programm vorhanden sei oder nicht. Bei dem Programm gehe es in erster Linie nicht um die Dokumentation, sondern um die Analyse, ob bestmöglich zusammengearbeitet werde und ob das notwendige Personal vorhanden sei. Insoweit solle das Programm die Tätigkeit des Jugendamtes unterstützen. Es gehe um Prozessabläufe und deren Optimierung.

·         PeB ist u.a. auch deswegen entwickelt worden, weil privatwirtschaftliche Prozesse/Abläufe nicht auf die Soziale Jugendarbeit übertragen bzw. nicht die gleichen Maßstäbe wie bei Verwaltungsabläufen angesetzt werden können. Bei der Beauftragung eines Institutes gehe insbesondere darum, bereits beim Bayer. Landesjugendamt für jeden Fachbereich vorhandene Kernprozesse und Prozessabläufe als Grundlage zu nehmen und bei den Jugendämtern vor Ort einzuführen. Lediglich für ein paar neue Bereiche sei dies nicht der Fall. Wenn PeB einmal eingeführt/umgesetzt worden sei, könne man auf diese Daten zurückgreifen und den aktuellen Gegebenheit anpassen. Alle vier Jahr sei eine Fortschreibung empfohlen.

·         Die lt. Beschlussvorschlag vorgesehene Auftragssumme von 100.000 € an einen Monopolisten wird in Frage gestellt:

Hierbei handelt es sich nach Aussage von Herrn Rätz um einen einmaligen Betrag, der auch geringer ausfallen könnte. Eine gewisse Preisentwicklung sei mit einkalkuliert. Herr Scherf schlägt vor, um die Verhandlungsposition von Herrn Rätz bei der Auftragsvergabe an einen Monopolisten zu stärken, den Haushaltsansatz für die Auftragsvergabe auf 95.000 € zu kürzen.

Herr Scherf fasst zusammen, dass der Landkreis zur systematischen Qualitätssicherung incl. Personalbemessung gesetzlich verpflichtet sei. Das zu beauftragende Institut müsse darlegen, wie Qualität sichergestellt werden könne, wie die Prozesse seien und wo was optimiert werden müsse. Hieraus resultiere dann natürlich, welche Personalressourcen dafür notwendig seien.

Anschließend formuliert Herr Scherf den gegenüber der Sitzungsvorlage geänderten Beschlussvorschlag – er lautete über die Bereitstellung von 100 TE im Haushaltsjahr 2023 - und lässt abstimmen.